Przydatność 70%

Obieg korespondencji

Autor:

Organizacja obiegu korespondencji i rodzaje korespondencji.

Instrukcja kancelaryjna
Wszystkie te zagadnienia związane z korespondencją w przedsiębiorstwie reguluje instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.
Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia:
? zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, punkty zatrzymania itp.),
? zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,
? czynności komórki pocztowej przedsiębiorstwa (sekretariatu, kancelarii) w przyjmowaniu i wysyłaniu pism,
? tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa (poczta wewnętrzna),
? tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
? tryb rejestracji i znakowania pism,
? dopuszczalne formy załatwiania spraw,
? zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,
? zasady terminowości i kontroli załatwiania spraw,
? zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy.
Instrukcja kancelaryjna dzieli się zazwyczaj na trzy części:
przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie i sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i przydzielanie do załatwienia, właściwej osobie lub komórce rejestrowanie spraw i znakowanie pism, aprobata, podpisywanie wysyłanie),
postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu pism i podziału akt),
przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowość spraw, kontrola załatwiania itp.).
Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych druków i formularzy (np. pieczątki wpływu, kontrolki wpływu ważniejszych przesyłek, karty spisu spraw, karty doręczeń przesyłek kurierskich i przesyłek pocztowych itp.). Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora instytucji. Rzeczą istotną dla zapewnienia należytego przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej jest wyznaczenie jednej komórki funkcjonalnej (np. działu organizacji lub administracyjno-gospodarczego w przedsiębiorstwie), a w niej ściśle określonej osoby odpowiedzialnej za nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji. Mówiąc o obiegu pism należy rozumieć trzy etapy tego obiegu, tj. przyjmowanie korespondencji, jej załatwianie i wysyłanie. (...)

Systemy kancelaryjne
Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Przydatna praca?

Następna strona: 1 2 3 4 ... 8 Następna Pokaż wszystko

Wersja ściąga:
Przydatna praca? tak nie 75
głosów
Poleć znajomym

Serwis Sciaga.pl nie odpowiada za treści umieszczanych tekstów, grafik oraz komentarzy pochodzących od użytkowników serwisu.

Zgłoś naruszenie