Zadania sekretariatu

Zadania sekretariatu
Głównym zadaniem sekretariatu jest odciążenie kierownika z uciążliwych administracyjno - biurowych i techniczno ? usługowych spraw które są bardzo drobne. W strukturze firmy sekretariat nie ma charakteru merytorycznego lecz usługowy. W sekretariacie może być zatrudnionych kilka osób ale najczęściej jest to komórka jednoosobowa (zatrudniony to sekretarka lub sekretarz).
Do najważniejszych zadań sekretarki sekretarza należą:
? gromadzenie i przechowywanie informacji,
? wykonywanie prac administracyjno ? biurowych,
? przyjmowanie interesantów i załatwianie ich niektórych spraw,
? samodzielne prowadzenie korespondencji,
? przyjmowanie, segregowanie i przekazywanie korespondencji,
? redagowanie krótkich pism,
? zapisywanie pism dyktowanych przez szefa,
? uczestniczenie w planowaniu prac szefa,
? przyjmowanie i łączenie telefonów,
? prowadzenie kontroli terminów,
? prowadzenie i przechowywanie akt,
? przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw,
? gospodarowanie materiałami biurowymi,
? gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla szefa,
? przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek.

Zadania te możemy podzielić na:
? zadania recepcyjne
? zadania asystenckie
Zadania recepcyjne
Zadaniem recepcyjnym sekretariatu jest przyjmowanie interesantów. Wyobrażanie o firmie często kształtuje się przy pierwszym kontakcie, który najczęściej następuje w sekretariacie. To sekretarka lub sekretarz wywiera pierwsze (złe lub dobre) wrażenie na interesancie, które potem rzutuje na wizerunek firmy.
? Przyjmowanie interesantów
Przyjmowanie interesantów to jedno z recepcyjnych zadań sekretariatu. Dlatego sekretarka (sekretarz) powinna zachowywać się taktownie wobec interesanta i nie wchodzić z nim w konflikty. Musi również wykazywać zainteresowanie sprawą z jaką przyszedł.
Sprawy z którymi przychodzą interesanci do sekretariatu można podzielić na dwie grupy:
Sprawy które sekretarka (sekretarz) załatwia od razu i sprawy które muszą zostać omówione z kierownikiem. W przypadku tych drugich interesanta umawia się na konkretny dzień i godzinę. Jeśli sprawa jest bardzo pilna można spróbować natychmiast zorganizować spotkanie z kierownikiem.
Jeżeli w sekretariacie zjawia się interesant, jest on witany przez sekretarkę lub sekretarza. Już w sekretariacie prosi się gościa o zdjęcie wierzchniego okrycia. Jeżeli gość nie może być od razu przyjęty przez szefa, należy poprosić go, by usiadł, i zaproponować kawę lub herbatę. Można podać mu do przejrzenia bieżącą prasę albo materiały firmowe lub branżowe (np. czasopisma branżowe). Osoba zatrudniona w sekretariacie wprowadza gościa do pokoju szefa i przedstawia go.
Zadania asystenckie
Do zadań asystenckich należą proste czynności biurowe lub administracyjne. Są to zadania którymi nie powinien zajmować szef. Są to takie czynności, jak odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw dotyczących podróży służbowych szefa (godziny odjazdu, rezerwacja hotelu, zakup biletów itp.). Prowadzenie korespondencji, redagowanie pism wysyłanych przez sekretariat to także funkcje asystenckie oraz współpraca z szefem.
? Współpraca z szefem
Aby współpraca szefa z sekretarką (sekretarzem) była efektywna muszą łączyć ich dobre relacje. Na samy początku współpracy powinny zastać ustalone zasady a szef powinien przedstawić swoje oczekiwanie wobec pracownika. Oczekiwanie szefa wobec sekretarki (sekretarza) będą dotyczyć jej kwalifikacji zawodowych, umiejętności i prowadzenia rozmowy z interesantami, zachowania się oraz radzenia sobie z wieloma zadaniami jednocześnie.
Spotkania szefa są wcześniej przygotowane w czym bierze udział pracownik sekretariatu. Nie wystarczy jeśli umówi on interesanta na spotkanie, musi także dopilnować terminu spotkania. Niektóre sprawy są załatwiane w sekretariacie a sekretarka (sekretarz) tylko relacjonuje swojemu szefowi.
Współpraca szefa i sekretarki (sekretarza) zależy od cech osobowości szefa i pracownika, od tego czy zakres obowiązków sekretarki (sekretarzy)został dokładnie określony i od dyspozycyjności osoby zatrudnionej.

? Łączenie telefonów
Do zadań sekretarskich należy przyjmowanie i łączenie telefonów. Przyjmując rozmowę telefoniczną, sekretarka lub sekretarz zgłasza się, podając swoje stanowisko i nazwę firmy (np. ?Tutaj sekretariat firmy ......?) lub swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy. Łącząc rozmowę telefoniczną do szefa, informuje się go, kto dzwoni i w jakiej sprawie. Szef jest informowany o telefonach do niego, które sekretariat odbiera podczas jego nieobecności.
? Kontrola terminów
Osoba zatrudniona w sekretariacie ma obowiązek czuwania nad terminowym załatwianiem spraw. Dlatego terminy zapisywane są w terminarzach i na bieżąco kontrolowane. Ewidencjonuje się terminy rozmów z interesantami, konferencji, spotkań, narad szefa oraz przygotowuje materiały potrzebne do nich.


Wykonała:
Ewa i Kamila