Obieg korespondencji

Organizacja obiegu korespondencji i rodzaje korespondencji.

Instrukcja kancelaryjna
Wszystkie te zagadnienia związane z korespondencją w przedsiębiorstwie reguluje instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.
Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia:
? zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, punkty zatrzymania itp.),
? zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,
? czynności komórki pocztowej przedsiębiorstwa (sekretariatu, kancelarii) w przyjmowaniu i wysyłaniu pism,
? tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa (poczta wewnętrzna),
? tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
? tryb rejestracji i znakowania pism,
? dopuszczalne formy załatwiania spraw,
? zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,
? zasady terminowości i kontroli załatwiania spraw,
? zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy.
Instrukcja kancelaryjna dzieli się zazwyczaj na trzy części:
przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie i sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i przydzielanie do załatwienia, właściwej osobie lub komórce rejestrowanie spraw i znakowanie pism, aprobata, podpisywanie wysyłanie),
postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu pism i podziału akt),
przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowość spraw, kontrola załatwiania itp.).
Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych druków i formularzy (np. pieczątki wpływu, kontrolki wpływu ważniejszych przesyłek, karty spisu spraw, karty doręczeń przesyłek kurierskich i przesyłek pocztowych itp.). Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora instytucji. Rzeczą istotną dla zapewnienia należytego przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej jest wyznaczenie jednej komórki funkcjonalnej (np. działu organizacji lub administracyjno-gospodarczego w przedsiębiorstwie), a w niej ściśle określonej osoby odpowiedzialnej za nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji. Mówiąc o obiegu pism należy rozumieć trzy etapy tego obiegu, tj. przyjmowanie korespondencji, jej załatwianie i wysyłanie. (...)

Systemy kancelaryjne
Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.
Wyróżniamy trzy rodzaje systemów kancelaryjnych:
? System dziennikowy występuje w dwóch odmianach : jako system dwudziennikowy i jednodziennikowy. Opiera się na ciągłej rejestracji. Jest prosty lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Zaletą systemu jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.
? System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach podawczych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. Kopię pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przysyłanych przechowuje referent. System ten jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym.
? System mieszany łączy pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego . W niektórych jednostkach organizacyjnych pisma wpływające rejestrowane są w dzienniku podawczym zaś pisma przysyłane rejestrowane są tylko w książce pocztowej.
Czynności wykonywane przy przyjmowaniu pism

Korespondencja do danej jednostki organizacyjnej wpływa różnymi kanałami, dostarczana z urzędu pocztowego przez doręczycieli, dostarczania lub odbierana przez gońców, a także dostarczana bezpośrednio przez interesantów. Pisma wpływające do jednostki organizacyjnej przyjmuje kancelaria i porządkuje je.
Przyjmując pisma kancelaria wykonuje następujące czynności:

? sprawdza czy pismo nie zostało mylnie skierowane,
? otwiera korespondencję i ponownie sprawdza czy pismo zostało właściwie skierowane,
sprawdza zgodność załączników z ilością wyszczególnioną w piśmie.
? Otrzymywane przez kancelarię pisma zwykle kierowane są do komórek organizacyjnych bez kopert. Wyjątek stanowią te pisma, które nie posiadają daty lub adresu nadawcy. W tych wypadkach kopertę dołącza się do pisma, gdyż jest ona źródłem brakujących informacji
? Kancelaria oprócz korespondencji zwykłej przyjmuje przesyłki wartościowe, poufne i tajne. Przy przyjmowaniu pism poufnych, które przesyła się w podwójnych kopertach kancelaria po otwarciu koperty stwierdza, że pismo jest podwójnie kopertowane. Koperta druga opatrzona jest informacją ?poufne? oraz dla kogo pismo jest przeznaczone. Nie otwiera się drugiej koperty, lecz przekazuje ją adresatowi.
Obieg korespondencji

Obieg pism - jest to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej, do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.
Zasady prawidłowego obiegu
Duże znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej ma obieg dokumentacji. Jest to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej, do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi. Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacją, załatwieniem sprawy, przepisaniem brudnopisu, wysłaniem pisma, wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywamy w obiegu pism punktami zatrzymania.
W każdym punkcie zatrzymania wykonywana jest jedna lub kilka czynności, związanych z załatwieniem sprawy. Pismo w punkcie zatrzymania oczekuje krócej lub dłużej. W poszczególnych fazach obiegu pism i punktach zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności manipulacyjnych.
Aby obieg pisma był jak najbardziej racjonalny, należy kierować się następującymi zasadami:
liczba punktów zatrzymania, przez które pismo przechodzi podczas obiegu, powinna być jak najmniejsza i ograniczona tylko do niezbędnych,
obieg pisma powinien być zgodny z trybem załatwiania sprawy,
droga obiegu pisma, od momentu jego wpływu do momentu wysłania odpowiedzi, powinna być jak najkrótsza,
pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko jeden raz,
aby skrócić czas wykonywania czynności manipulacyjnych należy stosować środki techniczne.
Organizacja obiegu pisma powinna umożliwiać kontrolę załatwiania pisma w każdej fazie obiegu.
Dobra organizacja obiegu pism jest niezmiernie ważna dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwienia spraw. Dlatego tak duże znaczenie ma instrukcja kancelaryjna, która między innymi określa obowiązujący system obiegu korespondencji.
Rodzaje korespondencji
1-korespondencja w sprawach Osobowych
Korespondencja osobowa, czyli przyjmowanie, to jeden ze sposobów wymiany informacji wewnątrz- oraz zewnątrz zakładowej. Jest ona istotnym elementem w szybkim obiegu informacji, ponieważ dzięki niej komórki organizacyjne mogą w określony i zorganizowany sposób wykonywać swoją pracę, nie tracąc czasu na zbędne działania.
Korespondencja taka składa się z pewnych, typowych dla siebie elementów składowych. Znając ich poprawne rozmieszczenie i budowę, korespondent może w profesjonalny i efektywny sposób prowadzić wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, instytucjami lub organami istotnymi w prawidłowym i odpowiedzialnym funkcjonowaniu zakładu lun przedsiębiorstw. Do elementów składowych takiej korespondencji należą:
1. Nagłówek
2. Imię i nazwisko ( nazwa firmy lub zakładu) i adres odbiorcy pisma
3. Znaki powoławcze:
? Wasze pismo z dnia
? Znak i data pisma
? Data
4. Określenie przedmiotu sprawy
5. Treść
6. Podpis
7. Elementy dodatkowe.

1. Nagłówek- zawiera imię, nazwisko i adres nadawcy. Nagłówek może być umieszczony po lewej stronie lub po prawej stronie pola nagłówkowego lub na całym polu nagłówkowym. Zamawiając blankiet korespondencyjny, firma uzgadnia z wykonawcą tekst, rodzaj i wielkość czcionek, grubość linii, znak firmowy, elementy reklamowe, informacje dodatkowe. Nagłówek powinien być czytelny i estetycznie wykonany.
2. Nazwa i adres odbiorcy - umieszczony na polu adresowym blankietu korespondencyjnego w oznaczonym kreskami prostokącie lub po prawej stronie. Każdy składnik nazwy i adres odbiorcy należy pisać w osobnym wierszu, w układzie blokowym, w odpowiedniej kolejności oraz zawsze w pierwszym przypadku. Pisząc nazwę i adres odbiorcy pisma stosuje się skok pojedynczy. Nazwę ulicy i numer domu pisze się z odsunięciem o dodatkowy skok. Oznaczenie kodowe i nazwę miejscowości pisze się pismem wyróżnionym. W adresie odbiorcy nie stosuje się skoków, wyjątki to: ul - ulica, m - mieszkania oraz skróty stopni i tytułów naukowych np.: mgr, inż., dyr., prof.. Jeżeli nazwa odbiorcy jest długa i nie można jej zmieścić w jednym wierszu, to pisze się ją w dwóch a nawet trzech wierszach. Poprzedzenie imienia i nazwiska w adresie wyrazami Pan, Pani w pełnym brzmieniu jest wyrazem szacunku. Umieszczenie nazwiska przez imieniem jest dopuszczalne tylko w spisach.
3. Znaki powoławcze - mówią, na jakie pismo udzielamy odpowiedź. Zazwyczaj są one nadrukiem na typowe blankiety korespondencyjne i zawierają następujące elementy:
? wasze pismo z dnia- tu wpisuje się datę pisma, na które odpowiadamy
? znak- w tym polu znajduje się znak pisma, którego dotyczy, responda; zawiera on skrót oraz numer i rok np.: PZU 133/03, DK 27/98. Skrót oznacza instytucję lub firmę albo komórkę organizacyjna, do której otrzymaliśmy pismo.
? Data- tu powinna znaleźć się data naszego pisma.
4. Określenie przedmiotu sprawy -redaguje się zwięźle, zawsze w pierwszym przypadku. Po nadruku ?sprawa? należy postawić dwukropek, po nim wpisuje się właściwe określenie sprawy, które zawsze pisze się z małej litery i w pierwszym przypadku. Po treści zawierającej określenie przedmiotu sprawy nie stawia się kropki, gdyż odrębność tej treści pod względem graficznym nie jest dostateczna. Jeżeli określenie przedmiotu sprawy nie mieści się w jednym wierszu, to ciąg dalszy należy przenieść do następnego wiersza w ten sam sposób, by drugi wiersz tworzył blok z początkiem tekstu maszynowego pierwszego wi9ersza. Określenie sprawy powinno być wyróżnione przez podkreślenie, pogrubienie lun kursywę.
5. Treść - pisanie treści pisma należy zaczynać w odległości od 2 do 4 skoków poniżej wyrazu ?Sprawa? lub ?Dotyczy?. Treść pisze się w układzie blokowym lub w układzie z wycięciem (a lenea). W układzie blokowym sporządza się obecnie większość pism korespondencji urzędowej, natomiast układ a linea stosowany jest w pismach do lub od osób fizycznych oraz przy redagowaniu tekstów specjalnych, jak referaty czy przemówienia. Przed napisaniem treści umieszczamy zwrot grzecznościowy rozpoczynający list, po tym zwrocie można postawić przecinek i wówczas treść pisma rozpoczyna się pisać w odległości 1-2 dodatkowych odstępów. Jeżeli treść pisma nie mieści się na jednej stronie należy jej część należy jej część przenieść na następną. Wówczas na poprzedniej stronie w miejscu podpisu stawia się znak przeniesienia (./.). Na następnej stronie powinny zawsze znaleźć się minimum 3-4 wiersze tekstu i podpis. Nie wolno nigdy przenosić na następną stronę tylko podpisów lub podpisów z informacją dodatkową (do wiadomości, załączniki).
6. Podpis - powinien zawierać stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. Stanowisko służbowe umieszcza się po prawej stronie blankietu w odległości 2-3 skoki od ostatniego wiersza. W odległości 2-3 skoków poniżej stanowiska służbowego umieszcza się w nawiasie imię i nazwisko podpisującego. Tytuł naukowy piszemy w skróci małą literą. Podpis musi być własnoręczny, wykonuje się go piórem lub długopisem. Podpis taki musi być pełny. Za pełny podpis przyjmuje się pierwszą literę imienia i całe nazwisko. Tylko w na kopiach dopuszcza się stosowanie podpisu skróconego, czyli parafy.
7. Elementy dodatkowe -informacja o liczbie załączników. Informacje o występujących w piśmie załącznikach umieszcza się przy lewym marginesie na wysokości stanowiska osoby podpisującej. Przed wyrazem załącznik podaje się liczbę załączników, bądź po napisaniu wyrazu załącznik wymienia się poniżej jego rodzaje.


2-korespondencja w sprawach Handlowych
Mianem korespondencji handlowej określa się wszelkiego rodzaju pisma, jakie wymieniane są pomiędzy podmiotami gospodarczymi, z których jeden jest dostawcą, a drugi - odbiorcą. Korespondencja handlowa obejmuje dwie grupy pism:
1. dokumenty typowe dla różnych transakcji kupna-sprzedaży, z których znaczna część sporządzana jest na powszechnie obowiązujących formularzach;
2. dokumenty indywidualne dla poszczególnych transakcji, sporządzane z reguły na blankietach listowych.
Do typowych pism handlowych zalicza się:
Pismo sporządza zwykle potencjalny odbiorca w sytuacji, kiedy posiada niepełne informacje o produkcie. Informacje te mogą pochodzić z takich źródeł jak: reklama, wystawy, katalogi i inne. W piśmie tym należy przekazać krótką informację na temat rodzaju działalności, jaką prowadzi podmiot składający zapytanie o ofertę.
Oferta To rodzaj pisma, w którym zamieszcza się szereg szczegółowych informacji na temat produktów, ich cen, warunków dostaw, ewentualnych upustów i warunków zapłaty. Oferta może zawierać obok tekstu, rysunki, schematy, zdjęcia. Może być uzupełniona próbkami czy wzorami. Oferta wysyła się w odpowiedzi na zapytanie o ofertę, bądź jako samoistne pismo kierowane do jednego lub wielu potencjalnych odbiorców
Zamówienie To pismo sporządzane przez odbiorcę towaru z reguły na specjalnym druku. Powszechne stosowanie druków ułatwia wypełnienie zamówienia. Potwierdzenie przyjęcia zamówienia Dostawca produktu, po otrzymaniu zamówienia, potwierdza fakt przyjęcia go do realizacji. To potwierdzenie jest w zasadzie jednoznaczne z tym, że pomiędzy dostawcą a odbiorcą zawarta została umowa kupna-sprzedaży, na mocy której dostawca zobowiązuje się do terminowego dostarczenia produktu, a odbiorca do zapłacenia ceny za dostarczeniem.
Faktura VAT lub rachunek uproszczony Dokumenty te pozwalają na dokonanie rozliczeń między dostawcą a odbiorcą. Są również podstawą do ustalania zobowiązań podatkowych. Wystawienie faktury VAT lub rachunku zależy od tego, czy przedsiębiorstwo dokonujące sprzedaży jest podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) nie korzystającym ze zwolnienia od podatku, czy też korzysta ze zwolnienia. Faktura VAT może być sporządzana na formularzach, albo w każdej innej formie np. mogą być generowane przez program komputerowy.

Reklamacja To pismo sporządzane przez odbiorcę w sytuacji, kiedy ilość lub jakość otrzymanych produktów jest niezgodna z zamówieniem.

3- korespondencja w sprawach Administracyjnych
Podmiotami organu administracji publicznej są:
*Organy administracji rządowej, czyli naczelne organy takie jak: premier, minister oraz wojewoda, oraz centralne organy takie jak: komendant gł. Policji, prezes NBP, KRRiT.
* Organ jednostki samorządu terytorialnego czyli: organy gminy, powiatu, województwa, prezydent miasta, wojewoda itp.
Są również organy należące do powyższych, czyli inne organy państwowe i podmioty powołane z mocy prawa lub na podstawie porozumień np. szkoły, szpitale, organizacje społeczne, zawodowe, stowarzyszenia.
Właściwością organu jest rozpatrywanie konkretnej sprawy zgodnie z art. 19 k.p.a, o obowiązek przestrzegania właściwości z urzędu spoczywa na organach administracji publicznej. Rodzaje właściwości dziel się na 2 grupy
Ustawowa oraz delegacyjna.
Ustawowa to:
Rzeczowa- zdolność organu do rozpatrywania sprawy określonego rodzaju
Miejscowa- rozpatrywanie sprawy na obszarze danej jednostki podziału terytorialnego kraju
Instancyjna- zdolność organu do rozpatrywania sprawy w danej instancji
Delegacyjna to- przekazanie sprawy oraz przekazanie czynności procesowych- pomoc prawna.
Termin w kodeksie postępowania administracyjnego ma 2 znaczenia:
Jako odcinek czasu w ciągu którego trzeba dokonać czynności procesowej, albo tez przed upływem którego należy dokonać czynności procesowych, oraz jako konkretna data dokonania czynności
Rodzaje terminów to:
Procesowe ? ustawowe oraz urzędowe
Prawa materialnego- czas w ciągu którego można otrzymać uprawnieni - czas w ciągu którego organ może nałożyć obowiązek
- czas w ciągu którego podmiot ma spełniać nałożony obowiązek, obowiązek jego nie spełnienie może powodować wstręcie postępowania administracyjnego, administracyjnego celu nałożenia sankcji administracyjnej.
Instrukcyjne- mają na celu zdynamizowanie postępowania
Załatwiania spraw indywidualnych
Terminy załatwiania spraw:
Niezwłoczne lub terminie krótszym niż miesiąc
1 miesiąc- sprawy wymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz sprawy w postępowaniu odwoławczym
2 miesiące- sprawy szczególnie skomplikowane
Zachowanie terminu- przez wniesienie pisma przed upływem wyznaczonego terminu:
* zasada
-złożenie pisma bezpośrednio w biurze prawniczym urzędu
-nadanie pisma pocztą
-złożenie pisma w polskim urzędzie konsularnym
* Wyjątki
-Żołnierz- złożenie pisma w dowództwie
-Członek załogi statku morskiego- złożenie pisma kapitanowi statku
-Pozbawiony wolności- złożenie pisma w zakładzie karnym
Przesłanki przywrócenia terminu:
*wniosek o przywrócenie terminu
*uprawdopodobnienie braków winy
*zachowanie terminu 7 dni od ustania przyczyny
Rodzaje doręczeń
? właściwe- przez listonosza w mieszkaniu lub w miejscu pracy za potwierdzenie odbioru osobistym lub osoby uprawnionej
? zastępcze- przez pocztę która przechowuje pismo przez 14 dni w swojej placówce lub pismo składa się na taki sam okres w urzędzie miasta lub gminy- w skrytce adresata pozostawia się awizo
? domniemanie doręczenia ? nieodebranie przesyłki ciągu 14 dni z miejsca jej pozostawienia, powoduje ze uważa się za dokonane, a pismo uważa się za doręczone

4-korespondencja w sprawach Finansowych
Rozliczenia pieniężne z kontrahentami mogą być realizowane między innymi za pomocą następujących form:
? polecenie przelewu- jest podstawową formą rozliczeń bezgotówkowych. Za jej pośrednictwem można dokonywać rozliczeń pieniężnych, polecenie przelewu zawiera dane dłużnika i wierzyciela, ich rachunki bankowe, kwotę do przekazania, tytuł przelewu, datę, pieczęć i podpis osoby upoważnionej.
? Czek- jest dokumentem zawierającym skierowane do banku polecenie wypłacenia danej kwoty pieniężnej na okaziciela
? Weksel- jest dokumentem zawierającym bezwarunkowe zobowiązanie do zapłaty określonej osobie w ustalonym terminie i miejscu przez wystawcę lub osobę przez niego wskazaną sumy pieniężnej, której egzekucja jest wyposażona w specjalny rygor.

Ze względu na charakter zobowiązania wekslowego można wyróżnić następujące weksle:
- kupieckie i handlowe
- finansowe
- gwarancyjne.
Do rozliczenia się z urzędem skarbowym podmiot zobowiązany jest do uiszczenia podatków. Są 2 rodzaje podatków: podatek dochodowy, oraz podatek od towarów i usług- VAT.
Kontakty z ZUS- podstawowymi dokumentami są formularze zgłoszeniowe
? do ubezpieczeń zdrowotnych, zgłoszenie zmiany ZUS ZZA
? zgłoszenie do ubezpieczeń, zmiany danych osobowych ZUS ZUA
? zmiany identyfikacyjne ZUS ZIMA
? wyrejestrowanie płatnika ZUS ZWUA

Formularze rozliczeniowe:
? raport imienny dla płatnika uprawniony do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego ZUS RCA
? report imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne ZUS RZA
? raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej o opłaconych składkach ZUS RMUA
? deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA

Przygotowanie i rozliczanie składek oraz wypełnienie formularzy możemy dokonać za pomocą programu komputerowego ?Program płatnik? który jest rozpowszechniony przez ZUS.
Do sporządzenia i składania sprawozdań finansowych zobowiązane są podmioty prowadzące rachunkowość określone prawem ustawa z dnia 29.09 1994 r. o rachunkowości, Dz.U. z 1994 r. nr.121 poz. 591 wraz z późniejszymi zmianami.
Sprawozdania finansowe sporządzane sa obowiązkowo na dzień kończący dany rok obrotowy. Na sprawozdanie składają się:
? bilans
? rachunek zysków i strat
? informacja podatkowa
? rachunek przepływów pieniężnych pieniężnych zestawienie zmian w kapitale
? sprawozdanie z działalności jednostki w roku obrotowym

5- korespondencja w sprawach Transportowych
W celu przewiezienia ładunków, przesyłek i osób korzysta się z usług różnych przedsiębiorstw transportowych, komunikacyjnych i spedycyjnych. Korespondencja w sprawach przewozu dotyczy zamówienia środka transportu, zlecenia przewozu, reklamacji i ubezpieczenia przesyłki. Korzystając z transportu, nadawca przesyłki dostarcza list przewozowy. Jest to formularz zawierający:
-informacje o przesyłce
-rodzaj przelewu
-opis opakowania
-adres nadawcy i odbiorcy
-miejsce nadania i odbioru
Umowa przewozu przesyłki zostaje zawarta z chwilą opatrzenia przez PKP listu przewozowego stempla przyjęcia. Jeżeli nadawca przesyłki nadaje ładunek wymagający oddzielnego wagonu, wówczas musi dokonać zamówienia wagonu na specjalnym formularzu. Zlecenie przewozu dostarcza nadawca przewoźnikowi, który na jego podstawie wypełnia list przewozowy. Wszystkie przesyłki towarowe, przewożone zarówno transportem kolejowym jak i samochodowym muszą być ubezpieczone. Ubezpieczeniem przesyłek zajmuje się zakład ubezpieczeniowy, który zobowiązał się wypłacić odszkodowanie w razie szkody lub zaginięcia przesyłki w czasie transportu.
Czynności wykonywane przy wysyłaniu pism
Sprawy załatwione przez pracownika w formie pisemnej po uzyskaniu ostatecznej aprobaty i sporządzeniu maszynopisu przeznaczone są do wysłania. W tym celu pracownik przekazuje pismo do kancelarii lub sekretariatu.
Kancelaria w związku z wysyłką pism sprawdza poprawność formalną pisma, w wypadku stwierdzenia braków kancelaria uzupełnia je sama lub zwraca pismo pracownikowi w celu dokonania uzupełnień. Poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą wysłania stwierdza wysłanie pisma.
Pisma wartościowe, polecone, wysłane za pokwitowaniem kancelaria wpisuje do specjalnej pocztowej książki nadawczej lub książki doręczeń. Kancelaria również adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki, wpisuje znak pisma na kopercie. Jeżeli pisma wysyłane są drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przypina się do koperty odpowiednio wypełniony formularz. Przy większej ilości pism skierowanych do tego samego adresata wysyła się je w jednym opakowaniu lub w jednej kopercie. W fazie wysyłania pism aby uniknąć czynności pracochłonnych takich, jak naklejanie znaczków, stosuje się maszynę do frankowania która w miejsce znaczka wbija opłatę pocztową.