Przydatność 70%

Praca biurowa- Od obiegu pism do systemu kancelaryjnego

Autor:

Obieg pisma - jest to droga od momentu wpłynięcia pisma do firmy do momentu załatwienia sprawy. Czynności związane z obiegiem pisma dzielone są na 3 fazy:

-przyjmowanie pisma
-załatwianie sprawy
- wysyłanie odpowiedzi

W każdej fazie pisma zatrzymują się w komórkach biurowych, w których wykonywane są niezbędne czynności biurowe związane z obiegiem pisma. Są to tzw. punkty zatrzymania pisma.

Typowe punkty zatrzymania pisma:

-kancelaria ogólna lub sekretariaty kom. Organizacyjnych
-kierownik kom. Organizacyjnej
-pracownik biurowy
-aprobata-wyraża na zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy

Zasady racjonalnego obiegu pisma:

- jak najmniejsza ograniczona do niezbędnych liczb punktów zatrzymania pisma
- jak najkrótsza droga obiegu pisma
- jednorazowe przejście przez dany punkt zatrzymania pisma
- wykorzystywanie nowoczesnych środków techniki biurowej
- w celu skrócenia czasu wykonywania czynności manualnych
- ograniczenie czynności biurowych w punktach zatrzymania do koniecznego minimum
- dobrze zorganizowana procedura przekazywania pism z punktów zatrzymania

Dokument biurowy-to każde pismo, notatka sprawozdanie, protokół zestawienie, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymanej z zewnątrz.

Akta Sprawy -jest to zbiór wszystkich dokumentów biurowych dotyczącej określonej sprawy.
Podział aktów:

akta spraw bieżących- oczekują na załatwienie ,ale wymagające uzupełnienia lub wznowienia.
akta spraw załatwionych -obejmują sprawy ostatecznie załatwione, zamknięte i noszą nazwę akt archiwalnych.

Dokumentacja biurowa obejmuje:

-akta spraw bieżących załatwionych oraz księgi ,rejestry, ewidencje, kartoteki występujących zagadnień.
Przechowywanie akt archiwalnych. Akta dzielimy na 2 kategorie:

a)akta kategorii A-do tej kategorii zaliczamy wszystkie akta mające znaczenie historyczne, trwałe nie mogą być one celowo zniszczone lub rozproszone. Przechowywane są one wieczyście do końca istnienia firmy a w razie jej likwidacji przekazywane są do archiwum państwowego.
b)akta kategorii B- do tej kategorii zaliczmy akta o czasowej wartości użytkowej dla firmy; przechowywane są zgodnie z przepisami określonej liczby lat a po upływie okresu przechowywania przekazywane są na makulaturę. Lata podane są w formie cyfry arabskiej przy literze np.B5
c)Akta manipulacyjne nazywa się aktami C- w wykazie akt oznaczone są symbolem Bc (przechowywane są one do końca roku kalendarzowego w którym powstały a następnie są niszczone)
d) akta oznaczone symbolem BE przechowywane są z określoną liczbą lat oznaczona cyfrą arabską przy literach a następnie poddawane są ekspertyzie archiwalnej w wyniku której nadana im zostaje kategoria archiwalna albo przeznacza się je na makulaturę

Zadania archiwum zakładowego;

-współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad aktami i przygotowanie ich do przekazania archiwum państwowego
-przyjmowanie akt z poszczególnych komórek

Przydatna praca?

Następna strona: 1 2 3 Następna Pokaż wszystko

Przydatna praca? tak nie 101
głosów
Poleć znajomym

Serwis Sciaga.pl nie odpowiada za treści umieszczanych tekstów, grafik oraz komentarzy pochodzących od użytkowników serwisu.

Zgłoś naruszenie