Rachunkowość to system informacyjny, którego głównym celem jest dostarczenie informacji finansowych o działalności przedsiębiorstwa. Są one głównie potrzebne osobą podejmującym decyzje zarządcze, pomagają im planować i kontrolować działalność jednostki organizacyjnej. Rachunkowość prowadzi się w księgach rachunkowych w firmie, w języku polskim i w walucie polskiej.
Od 01.01.1995r. obowiązuje nowa ustawa o rachunkowości t.j ustawa z 29.09.1994r. opublikowana w Dz.U 121/94 z późniejszymi zmianami. Ustawa ta ma rozmiar powszechny, obejmuje swoim zasięgiem wszystkie jednostki prowadzące pełną księgowość za wyjątkiem NBP i Skarbu Państwa oraz osób fizycznych i spółek cywilnych, ponieważ ich przychody w roku poprzednim były niższe niż 800.000 EU. Rachunkowość i sprawozdawczość finansowa mają charakter obligatoryjny, podlegają regulacja prawnym i profesjonalnym.
W 1999 r. podjęto prace nad kompleksową nowelizacją polskiego prawa bilansowego, które zakończone zostały uchwaleniem 09.11.1999r ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości. Ustawa ta zaczęła obowiązywać od 01.01.2000r. Ustawa o Rachunkowości obejmuje 12 rozdziałów zwierające: zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, przepisy ogólne inwentaryzacji, wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego, łączenia się spółek, sporządzania sprawozdań finansowych przez jednostki, skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Ponadto ustawa reguluje zagadnienia ochrony danych, odpowiedzialności karnej przepisy ogóle i przejściowe.
Księgi rachunkowe otwiera się w dniu rozpoczęcia działalności, na pierwszy dzień każdego następnego roku obrotowego oraz na dzień zmiany formy prawnej. Natomiast zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej oraz na dzień zamknięcia działalności.
Zapisywać w tych księgach możemy następującymi technikami:
- maszynowo,
- komputerowo,
- ręcznie.
Technika zapisu maszynowego powstała w Polsce w latach sześćdziesiątych i siedemdziesiątych. Polega ona na dokonywaniu zapisów w urządzeniach ewidencyjnych za pomocą specjalnych maszyn do księgowania, które sprawiają że zapis jest bardzo łatwy i przejrzysty. Maszyny te są jeszcze używane w niektórych firmach w Polsce, ale nie są już produkowane w Polsce.
Technika komputerowa ma bardzo szerokie przeznaczenie i jest najczęściej używana przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Komputery przystosowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych są raczej tylko maszynami liczącymi, z dodatkowo wyposażonymi urządzeniami do przetwarzania. Sposób tego przetwarzania musi być określony programem opisującym szczegółowo i dokładnie zbiory danych, które są księgami rachunkowymi oraz każde działania na tych zbiorach.
Technika zapisu ręcznego polega na zapisywaniu w księgach za pomocą ołówka chemicznego, długopisu oraz pióra kulkowego. Do zapisu ręcznego można też zaliczyć maszyny tzw. małej mechanizacji takie jak kalkulatory, sumatory.
Zapisy te powinny być dokonane w sposób trwały, bez pozostawienia miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany.
Formy organizacyjne rachunkowości
Właściwa organizacja rachunkowości jest potrzebna, ponieważ większość prac wykonywanych to prace terminowe, których nie można odłożyć na później, ponieważ prace niewykonane w terminie mogą spowodować finansowe konsekwencje wobec firmy. Dział rachunkowości powinien być tak zorganizowany, a praca tak podzielona wśród pracowników, żeby mogli oni wykonać ją na dany termin i bezbłędnie.
Ważnym elementem organizacji rachunkowości jest podział pracy wśród pracowników, zgodnie z zasadą „Centralizacji” lub „Decentralizacji”.
Centralizacja rachunkowości polega na tym, że wszystkie prace księgowe wykonuje się w dziale księgowości, gdzie trafiają dokumenty wystawione przez inne komórki firmy. Plusem tej zasady jest możliwość obniżenia kosztów ewidencji i możliwość podzielenia pracy między innymi sekcjami i pracownikami, którzy posiadają różne kwalifikacje. Ta zasada jest lepsza, bo można prościej kontrolować pracowników i w każdej chwili kontrolować przebieg operacji gospodarczych.
Decentralizacja polega na wydzielaniu w różnych działach firmy osobnych komórek rachunkowości, które wystawiają dokumenty jako pierwsze i następnie je księgują. Ta metoda pozwala połączyć ewidencję operatywną z księgową, co bardzo zmniejsza liczbę egzemplarzy wystawionych dokumentów.
Jest jeszcze forma zlecona, która polega na prowadzeniu rachunkowości poza siedzibą jednostki poprzez wyspecjalizowaną jednostkę np. biuro rachunkowe.
Formy rachunkowości
Formy rachunkowości są to zespoły urządzeń ewidencyjno-technicznych, które służą do rejestracji zdarzeń gospodarczych zgodnie z określonymi regułami dotyczącymi zapisów.
Na formę rachunkowości składa się:
• zespół urządzeń księgowych,
• sposób dokonywania zapisu w tych urządzeniach,
• zastosowanie środków technicznych dla dokonywania zapisu.
Najważniejszym czynnikiem w formach rachunkowości jest sposób dokonywania zapisu księgowego, a w szczególności powiązanie zapisu chronologicznego z systematycznym.
Zapis chronologiczny jest to rejestrowanie wszystkich operacji kolejno według czasu ich dokonania.
Zapis systematyczny jest to rejestrowanie operacji gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
Do operacji zapisem chronologicznym służy urządzenie księgowe zwane dziennikiem a systematycznym-konto księgowe. Formy te mogą być prowadzone za pomocą ksiąg oprawnych oraz luźnych kart.
W Polsce za prawidłową uznaje się każdą formę rachunkowości, która umożliwia:
- zarejestrowanie operacji gospodarczych w porządku chronologicznym,
- sprawdzenie prawidłowości zapisów księgowych przez stwierdzenie wzajemnej zgodności obrotów i sald kont syntetycznych jak i analitycznych na koniec każdego miesiąca i na koniec roku,
- pełne usystematyzowanie wszystkich operacji gospodarczych według kont w zakładowym planie kont.
Można powiedzieć, że zastosowanie określonej formy rachunkowości zależy od różnych czynników, charakteru jednostki organizacyjnej, potrzeb informacyjnych oraz kwalifikacji pracowników.
Forma rachunkowości wymusza podział pracy w komórkach księgowości.
Wśród różnych form ksiąg rachunkowych w Polsce wyróżniamy:
• formę tabelaryczną,
• formę przebitkową,
• formę rejestrową,
• formę informatyczną.
Tabelaryczna forma rachunkowości
Tabelaryczna forma techniki księgowości znana jest również pod nazwą „amerykańskiej” lub „amerykanki”. Polega ona na prowadzeniu księgi, zwanej dziennikiem tabelarycznym lub „Dziennik-Główna”, która ma w sobie dwa urządzenia:
- dziennik, przeznaczony do zapisów chronologicznych,
- zespół kont syntetycznych do zapisów systematycznych.
Sposób dokonywania zapisu księgowego wygląda tak:
- każda operacja gospodarcza zapisywana jest w dzienniku chronologicznie przez wpisywanie we właściwych kolumnach dziennika: numeru pozycji, daty zapisu, numeru dowodu, treści i kwoty operacji gospodarczej;
- następnie w tym samym wierszu dokonuje się regularnego zapisu kwoty operacji- według zasady podwójnego zapisu.
Przy stosowaniu księgowości tabelarycznej suma każdej operacji gospodarczej jest zapisywana w dzienniku-głównej trzykrotnie:
W rubryce „suma ogólna” dziennika;
Na stronie Dt odpowiedniego konta księgi głównej;
Na stronie Ct odpowiedniego konta księgi głównej.
Sposób wykonywania tych zapisów pokazuje, że posługiwanie się tabelaryczną forma techniki księgowości powinno zapewnić równość sumy dziennika z sumą obrotów debetowych oraz sumą obrotów kredytowych wszystkich kont. Umożliwia to łatwe sprawdzanie prawidłowości zapisów księgowych oraz porównanie zgodności sumy obrotów dziennika z sumą obrotów debetowych i sumą obrotów kredytowych wszystkich kont.
Całe księgowania w księdze dziennik-głównej mogą być dokonywane tylko ręcznie.
Zalety księgowości tabelarycznej to:
- jasność zapisów w księdze dziennik-główna;
- ułatwienie dokonywania i uzgadniania zapisów;
- łatwość wyszukania błędów księgowych.
Wady tabelarycznej formy techniki księgowości to:
-ograniczona liczba kont syntetycznych;
-utrudniony podział czynności między kilka osób;
-księga dziennik-główna jest przystosowana do prowadzenia tylko przez jedną osobę;
-duża możliwość popełniania błędów księgowych przy przenoszeniu obrotów poszczególnych kont z jednej stronicy księgi dziennik-główna na stronicę następną.
Wady księgowości tabelarycznej, powodują, że może ona być stosowana tylko w niektórych jednostkach gospodarczych, posługujących się małą liczbą kont.
Przebitkowa forma rachunkowości
Forma ta powstała na początku XX wieku w Szwajcarii i Niemczech. Forma ta może być prowadzona ręcznie lub za pomocą maszyn księgujących. Zapisy tą metodą prowadzone są na luźnych kartach (kontach syntetycznych) następnie przebitkowo kalkowane są przez kalkę na dziennik służący chronologicznej rejestracji zapisów. Zapisy dokonane na koncie są oryginałem, a dokonane w dzienniku przez kalkę są kopią.
Taki sposób prowadzenia zapisów księgowych zapewnia absolutną zgodność zapisów w obu tych urządzeniach.
Do prowadzenia ewidencji w tej właśnie formie potrzebne są następujące urządzenia:
- karty kontowe,
- kalka kopiowa,
- pióro lub długopis,
- dzienniki, będące również luźnymi kartami
- aparat do księgowania tzw. kontownica.
Kontownica jest aparatem, który składa się z twardej płyty o gładkiej powierzchni oraz dwóch ruchomych szyn, dociskanych do płyty za pomocą sprężyn. Jedna z szyn służy do mocowania dziennika, druga-kart kontowych.
Formularze dziennika przedstawiają luźne karty o układzie rubryk dostosowanym do kart kontowych. Tyle jest rodzajów formularzy dzienników, ile jest rodzajów przebitkowych kart kontowych. Stosuje się, dzienniki finansowe (uniwersalne), ilościowo - wartościowe, dzienniki służące do ewidencji środków trwałych. Karty dziennika są dłuższe od odpowiadających im kart kontowych, ponieważ są mocowane w kontownicy i mają dodatkową rubrykę na umieszczenie nazwy konta. Do księgowania operacji gospodarczej w dzienniku służą dwa wiersze, w które wpisuje się takie same dane operacji gospodarczej.
Muszą być zachowane następujące zestawienia między urządzeniami księgowymi:
- suma obrotów rubryki Dt dziennika musi być równa sumie obrotów rubryki
Ct dziennika na koniec każdego dnia lub okresu;
- suma obrotów debetowych wszystkich kont syntetycznych w danym
miesiącu musi być zgodna z sumą obrotów Dt w dzienniku;
- suma obrotów Ct wszystkich kont syntetycznych w danym miesiącu,zgodna jest z sumą rubryki Ct w dzienniku.
Zestawienia te nie zachodzą wtedy, gdy forma techniki przebitkowej jest stosowana tylko do wydzielonych zapisów analitycznych, ewidencji ilościowo-wartościowej, ewidencji środków trwałych itp., więc do jednostronnych, powtarzanych zapisów.
Księgowość przebitkowa pod względem organizacyjnym jest bardzo elastyczną formą techniki, można ją łatwo dostosować do różnych wielkości jednostek gospodarczych i różnych wymagań stawianych komórce księgowości.
Zalety formy techniki księgowości przebitkowej to:
- nieograniczona możliwość podziału pracy;
- możliwość prowadzenia nieograniczonej liczby kont;
- mała pracochłonność ewidencji księgowej (jednoczesne dokonywanie dwukrotnego zapisu: na koncie i w dzienniku, możliwość dokonywania zapisów zbiorczych;
- łatwość wyszukania potrzebnego konta do księgowania.
Do wad formy techniki księgowości przebitkowej należą:
- trudności kontroli przebiegu całości oddzielnych transakcji,
- trudność zestawienia sprawozdań w wypadku, gdy określone ich pozycje wynikają tylko z niektórych zapisów księgowych.
Rejestrowa forma rachunkowości
Powstała w Polsce po drugiej wojnie światowej. Urządzeniami księgowymi w tej formie są:
- rejestry,
- konta syntetyczne,
- konta analityczne.
Jednak większość zdarzeń księgowych ujmowana w tej formie w rejestrach. Rejestry służącą do ewidencji operacji gospodarczych na podstawie, dotyczących danego zagadnienia. Wyróżniamy dwa rodzaje rejestrów:
- rejestr prosty-są to zestawienia okresowe poszczególnych rodzajów dowodów i pełnią funkcję specjalnych dzienników np.: bankowy, kasowy.
- rejestr złożony(zagadnieniowy)-wszystkie dokumenty związane z daną operacją gospodarczą w jednym wierszu i we właściwych kolumnach dla poszczególnych dokumentów. np.: rejestr zakupu i sprzedaży.
Technika zapisu w rejestrze zagadnieniowym nazywana jest zapisem liniowym. Rejestry prowadzi się każdego miesiąca. Po wpisaniu wszystkich dokumentów rejestr jest uzgadniany i zamykany, a jego sumy są księgowane na kontach syntetycznych. Technika zapisu jest bardzo efektywna w przypadku pracy ręcznej.
Zalety rejestrowej formy ewidencji:
- możliwość podziału pracy,
- mniejsza możliwość popełnienia błędów,
- dodanie do rejestrów ewidencji analitycznej.
Wady rejestrowej formy ewidencji:
- skomplikowana budowa rejestrów,
- brak regularnych zapisów na kontach,
- trudności w księgowaniu operacji nietypowych.
Zastosowanie komputerów w rachunkowości spowodowało powstanie nowej formy zwanej rachunkowość informatyczna. Księgami rachunkowymi w rachunkowości informatycznej są:
- zbiory danych, tworzone systematycznie według kont (wykazów), zestawionych danych kont (zestawienie obrotów i sald),
- tabulogramy,(czyli wydruki), które są zewnętrzną postacią urządzeń księgowych,
- oraz zbiory danych zawierające chronologiczne i kompletne treści dowodów zwane dziennikami,
Prowadzenie ksiąg rachunkowych właśnie tą formą ułatwia bardzo pracę, ponieważ komputer wykonuje wiele czynności szybko i dokładnie. Pobiera on dużą liczbę danych, przechowuje te dane, grupuje je, przetwarza je oraz kontroluje i prezentuje informacje w różnych układach takich jak syntetycznym i analitycznym. I tak przedsiębiorca firmy musi prowadzić wszystkie księgi rachunkowe takie jak: konta księgi głównej, dziennik, zestawienie obrotów i sald kont głównych, konta ksiąg pomocniczych oraz zestawienie obrotów i sald kont pomocniczych.
Najważniejszą zaletą formy komputerowej jest to, że bez udziału człowieka wykonują on duże zespoły czynności takie jak: obliczanie przychodów, rozchodów, pozostałości materiałów w magazynie.