Charakterystyka i klasyfikacja dokumentów księgowych

Istota dokumentacji księgowej polega na utrwaleniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru czasu procesów gospodarczych, które są przedmiotem ewidencji księgowej. Dokumentacja księgowa składa się zatem z odpowiednio sporządzonych dokumentów, wyrażających przebieg lub skutek wykonywanych operacji gospodarczych.

Od jakości dokumentów, tj. od ich prawidłowości i wiarygodności, zależy również i jakość informacji dostarczonych przez rachunkowość. Dlatego też dokumentacji księgowej przypisuje się tak duże znaczenie. Dokumenty księgowe stanowią nie tylko podstawę zapisów księgowych, ale również spełniają ważne zadanie w razie wystąpienia sporu z innymi przedsiębiorstwami, instytucjami lub osobami, a nadto stanowią ważne narzędzie w zakresie ochrony majątku (rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych ) .Dokumenty księgowe odgrywają także istotną rolę jako podstawa dokumentowanej co roku kontroli sprawozdania finansowego oraz jako źródło analizy ekonomicznej.
Aby dokumentacja stanowiła wiarygodny dowód przeprowadzenia operacji gospodarczych, musi spełniać ściśle sprecyzowane wymagania. Są one określone w obowiązujących rozporządzeniach (obecnie jest to rozporządzenie ministra finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad rachunkowości –Dz. U. z 1991r.,nr 10, poz.35 oraz nr 124, poz. 554 i z 1992 r., nr 96 poz. 476). Na podstawie tego rozporządzenia za prawidłowy uznaję się dokument (dowód księgowy) .

1. Stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
2. Zawierający co najmniej następujące dane:
a. określenie wystawcy dowodu (wystawcą może być jednostka gospodarcza lub odpowiednia jej komórka, instytucja czy też osoba fizyczna ;na dokumencie cecha ta znajduje wyraz bądź w formie nadruku na papierze firmowym, bądź w formie odbicia pieczęci firmowej zawierającej pełna nazwę i adres wystawcy dowodu) ;
b. wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dany dowód;
c. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej;
d. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
e. własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej prawidłowe udokumentowanie;
3.Sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym przez właściwe komórki i na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tego upoważnione.
4.Oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Oprócz tych cech, w większości dowodów występują również inne jeszcze elementy, jak na przykład nazwa dowodu ( faktura, kasa przyjmie itp.) lub jego symbol (np. „KP”, „Pz”, „Rw” itp.) a także numer dowodu, nadany mu przez jego wystawcę.
W przypadku braku możliwości uzyskania –z przyczyn uzasadnionych – obcych dowodów księgowych, kierownik jednostki gospodarczej może uznać za właściwe dla udokumentowania operacji gospodarczych dowody wystawione przez pracowników dokonujących operacji w imieniu jednostki. Dowody te powinny zawierać:datę dokonania operacji gospodarczej, miejsce i datę wystawienia dokumentu, przedmiot i wartość operacji oraz podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku. Powinny one także określić
1.) przy zakupie – rodzaj nabytych składników majątku, ich ilość i cenę jednostkową;
2.) w pozostałych przypadkach – cel dokonania wydatku obciążającego jednostkę;
Zgodnie z obowiązującymi przepisami za dowody księgowe uważa się również:
1.) zestawienie dowodów księgowych, sporządzone dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.) polecenie księgowania, sporządzone dla ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych jednostki;
3.) noty księgowe, sporządzone dla skorygowania operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego, przekazywane kontrahentom jednostki.
Podział dokumentów księgowych
Wobec dużej różnorodności dokumentów istnieje konieczność przeprowadzenia odpowiedniej ich klasyfikacji.Jest ona potrzebna z wielu względów (np. różne są zasady poprawiania poszczególnych grup dowodów, jak również różny może być ich obieg wewnętrzny) .
Klasyfikację dokumentów, będących dowodami księgowymi, można przeprowadzić według różnych kryteriów. Ze względu na jednostkę wystawiającą dowody księgowe dzieli się je na:
- dowody obce
- dowody własne.
Dowody obce - są to dowody sporządzone przez obce jednostki i przekazane tej jednostce gospodarczej, której staną się przedmiotem ewidencji np.: faktury dostawców za zakupione materiały.
Dowody własne - są to wszystkie dowody sporządzone przez tę jednostkę, w której podlegają zaewidencjonowaniu bez względu na ich przeznaczenie, np. faktury wystawione dla odbiorców za sprzedane towary.
Ze względu na przeznaczenie dowody księgowe dzielimy na:
- dowody zewnętrzne – ( wystawione przez daną jednostkę z przeznaczeniem dla kontrahentów i im przekazywane, np. faktury dla odbiorców) .
- dowody wewnętrzne - (wystawione przez daną jednostkę dla własnych potrzeb, np. karty pracy, dowody wydania materiałów ) .
Dowody księgowe można też podzielić ze względu na etapy sporządzenia. Wyróżnia się wówczas:
- dowody źródłowe - (zwane pierwotnymi, stanowiące pierwsze pisemne stwierdzenie faktu dokonania operacji gospodarczej, np. dowody wpłaty i wypłaty gotówki ) .
- dowody wtórne - (sporządzone na podstawie kilku dowodów źródłowych, np. raport kasowy, rozdzielniki zużytych materiałów ) .
Oprócz przytoczonej podstawowej klasyfikacji dowodów księgowych w literaturze przedmiotu można spotkać również inne przekroje klasyfikacyjne. Zaliczyć do można, między innymi, podział dowodów według celu wystawienia oraz według treści (rodzajów ) operacji gospodarczych. Według pierwszego kryterium dzieli się dowody na:
a) dowody dyspozycyjne – tj. zawierające w sobie jedynie dyspozycję (polecenie) dokonania operacji gospodarczej (przykładem może tu być wezwanie do zapłaty, polecenie wyjazdy służbowego ) .
b) dowody wykonawcze –tj. stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej ( np. faktury, listy płac ) .
c) dowody dyspozycyjno - wykonawcze – tj. takie, które zawierają w sobie cechy zarówno dowodów dyspozycyjnych. jak i wykonawczych ( przykładem tego typu dokumentów mogą być asygnaty kasowe i materiałowe, polecenia przelewu itp.)
Według drugiego kryterium dowody dzielimy na:
a) gotówkowe
b) bezgotówkowe (materiałowe) .
Z kolei mogą się one dzielić na:
- dowody materiałowe,
- dowody płacowe,
- dowody kosztowe itd.
Duże znaczenie, jakie przypisuje się dowodom księgowym, znajduje pełne odzwierciedlenie w obowiązujących zasadach ich wystawiania, opracowania, kontroli i przechowywania.
Zgodnie z tymi zasadami dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Może on być wystawiony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym lub gdy podmiot gospodarczy uzyskał zezwolenie na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku obcym.

Treść dowodów powinna być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów księgowych nie mnogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami. Błędy w dowodach księgowych można poprawić wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej do dokonywania zmian. Zasady te stosuje się wyłącznie do dowodów księgowych, dla których nie istnieje (ustalony odrębnymi przepisami ) zakaz dokonania poprawek. Natomiast zasad tych nie stosuje się do dowodów obcych, które mogą być poprawione jedynie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego. Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego. Następnym sposobem jest wniesienie zapisu za pomocą storna.Storno to zapis korygujący, oparty na regule podwójnego zapisu. Za pomocą storna poprawia się błędy powstałe przy księgowaniu operacji zgodnie z regułą podwójnego zapisu. Rozróżnia się storno czarne i storno czerwone.
Storno czarne - polega na dokonaniu zapisu korygującego przy wykorzystaniu licz dodatnich. Wyróżnia się dwa rodzaje storna czarnego:
- storno całkowite,
- storno częściowe.
Storno czarne całkowite polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, na których dokonano zapisu błędnego, lecz po przeciwnych stronach konta. Po anulowaniu błędnego zapisu dokonuje się zapisu poprawnego. W wyniku zastosowania częściowego storna czarnego maleje liczba księgowań. Jednak również w tym wypadku są sztucznie zauważone obroty na kontach. W wypadku popełnienia błędu księgowego, polegającego na zaksięgowaniu na prawidłowych kontach, po prawidłowych stronach, lecz niewłaściwej kwoty operacji gospodarczej, błąd można również poprawić za pomocą storna czarnego. W tym wypadku zastosowanie storna czarnego nie przyczyniło się do zwiększenia obrotów na kontach. Poprawienie błędu księgowego spowodowało tylko zwiększenie liczby księgowań. Poprawienie za pomocą storna czarnego błędu, który polega na zaksięgowaniu większej kwoty, niż wynosi kwota operacji, spowoduje sztuczne zawyżenie obrotów na kontach. Storno czarne - przyczyniło się do właściwego ustalenia sald na kontach, lecz zwiększyło obroty kont.
Storno czerwone - polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach i po tych samych stronach, co zapis błędny, za pomocą licz ujemnych. Zapisu korygującego dokonuje się kolorem czerwonym lub czarnym w ramce. Zastosowanie storna czerwonego nie spowodowało, tak jak w wypadku storna czarnego, zwiększenia obrotów na kontach.
Dowody księgowe, przed ich zaewidencjonowaniem, muszą być odpowiednio opracowane. Na opracowanie dowodów składają się czynności:
1) sprawdzenie dokumentów (pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym ) .
2) dekretowanie dokumentów ;
3) segregowanie i numeracja dokumentów.
Kontrola formalna i rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane cechy oraz czy dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Kontrola merytoryczna obejmuje badania prawidłowości danych zawartych w dokumentach oraz stwierdzenie, czy wyrażona.

W dokumencie operacja gospodarcza była zgodna z obowiązującymi przepisami. Fakt dokonania kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidoczniony. W adnotacji na ten temat należy umieścić datę oraz podpis osoby sprawdzającej dokument.
Następną czynnością związaną z opracowaniem dokumentów jest dekretowanie, zwane również kwalifikowaniem. Polega ono na ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych, czyli na podaniu tzw. korespondencji kont, oraz na zaakceptowaniu dokumentu do księgowania.

Segregowanie dowodów polega na ułożeniu ich albo według grup rodzajowych ( np. dokumenty kasowe, bankowe, materiałowe) , albo według urządzeń księgowych. Podział dokumentów na właściwe grupy ma duże znaczenie dla sprawnego przebiegu prac księgowych. Wyżej wymienione czynności wykonują upoważnieni do nich pracownicy jednostek gospodarczych. Jeżeli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami albo egzemplarzami tego samego dowodu, kierownik jednostki ustala na stałe, który z dowodów ( egzemplarzy dowodu ) ma stanowić podstawę zapisów w księgach.
Udokumentowanie operacji kasowych.

Aktywa pieniężne występują w postaci gotówki w kasie i na rachunkach bankowych. Z kasy wypłacamy wynagrodzenia pracownikom, zaliczki na pokrycie kosztów służbowych, płacimy za zakupione materiały, towary przekazujemy środki pieniężne na rachunki bankowe. Do kasy wpływają aktywa pieniężne od nabywców naszych wyrobów, usług czy towarów, zwroty środków pieniężnych od pracowników z tytułu pobranej zaliczki na koszty podróży służbowej czy wpłaty sum do zwrotu - na pokrycie niedoborów składników majątkowych przez pracowników materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie. Wypłaty gotówki z kasy powinny być udokumentowane dowodami źródłowymi, np. fakturą dostawcy, listą płac, poleceniem wyjazdu służbowego. W razie braku podstawowego dokumentu źródłowego wystawia się dokument kasowy zwany asygnatą kasową rozchodową KW. Asygnatę KW wystawia pracownik komórki finansowej lub upoważniona osoba, a zatwierdza kierownik jednostki. Osoby te powinny podpisać asygnatę kasową przed zrealizowaniem. Asygnata KW jest wystawiona w dwóch egzemplarzach. Wpływy gotówki do kasy powinny być udokumentowane asygnatami przychodowymi KP. Dokument ten też jest wystawiony w dwóch egzemplarzach. Jeden służy jako dowód przyjęcia gotówki do kasy, a drugi stanowi pokwitowanie dla wpłacającego. Asygnatę KP wystawiają te same osoby co, asygnatę KW na jednym i drugim dowodzie musi podpisać się również kasjer. Na podstawie dokumentów pierwotnych wszystkie wpłaty i wypłaty gotówkowe w kasie są ujmowane w dokumencie wtórnym, zwanym raportem kasowym. Raport kasowy sporządza się za różne okresy. Jeżeli w podmiocie gospodarczym występuje w ciągu dnia duża liczba operacji kasowych, to raport kasowy sporządza się codziennie, jeżeli liczba operacji kasowych jest niewielka, to raport kasowy można sporządzić za okres dłuższy, np. na dekadę miesiąca lub raz na miesiąc. W raporcie kasowym, oprócz wpływów i wydatków, wpisuje się stan poprzedni oraz oblicza się stan obecny środków pieniężnych w kasie. Tak sporządzony raport kasowy wraz z załącznikiem w postaci dokumentów pierwotnych jest podstawą ewidencji na koncie na koncie „Kasa”. Stan gotówki w kasie powinien być zgodny z raportem kasowym i ewidencją na koncie „Kasa”. Raport kasowy podpisuje kasjer, jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie –środki pieniężne w kasie.
Udokumentowanie operacji bankowych

W celu udokumentowania operacji bankowych jest wystawiony dowód księgowy zwany wyciągiem z rachunku bankowego - WB. Dokument ten jest wystawiony przez bank do udokumentowania wszystkich operacji - wpłat i wypłat na danych rachunku bankowym. W dowodzie tym bank podaje stan początkowy, wszystkie operacje powodujące zwiększenie i zmniejszenie stanu początkowego oraz stan końcowy. Do wyciągu są dołączone dokumenty źródłowe, uzasadniające wpłaty i wypłaty z rachunku bankowego. Wyciąg bankowy najczęściej obejmuje operacje gospodarcze na rachunku w ciągu jednego dnia. Bank jednak, zgodnie z zawarta umową z posiadaczem rachunku, może sporządzić wyciągi bankowe za okres dłuższy niż jeden dzień, ale nie dłuższy niż jeden miesiąc. Wyciąg bankowy jest podstawą księgowania na koncie „Rachunek bankowy”. Bank w wyciągu wykazuje saldo początkowe oraz wpłaty na konto po stronie Ct, a wpłaty po stronie Dt. Wynika z tego, że stan końcowy środków pieniężnych na rachunku bankowym będzie stanowił saldo kredytowe, a więc środki pieniężne na koncie klienta są dla banku zobowiązaniami.
Udokumentowanie obrotu materiałami.
Faktura to dokument jaki podmiot gospodarczy otrzymuje od dostawcy przy zakupie materiałów. Faktura powinna zawierać:
· określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny
· określenie wystawcy dowodu
· nazwy i adresy stron uczestniczących w operacji gospodarczej
· datę wystawienia dowodu i datę dokonania operacji
· opis operacji
· wartościowe i ilościowe określenie rozmiarów operacji
· własnoręczne podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe
· informacje o sposobie zapłaty.

W świetle obowiązujących przepisów finansowych w Polsce, gdzie większość podmiotów gospodarczych jest podatnikiem VAT wystawia się faktury Vat. W podmiocie gospodarczym, niezależnie od faktury wystawia się dowód własny, wewnętrzny - dowód przyjęcia materiałów Pz. Dowód Pz podpisują członkowie komisji dokonującej przyjęcia materiałów oraz magazynier. Stanowi on podstawę księgowania przychodu zakupionych materiałów. Dowód ten wystawia się w dwóch egzemplarzach, ponieważ oprócz księgowości zainteresowane są nim inne komórki organizacyjne, np. dział zaopatrzenia. Rozchody materiałów są udokumentowane dowodami magazynowymi rozchodowymi Rw. Dokument ten stanowi polecenie i potwierdzenie wydania materiałów, np. do produkcji. Dowód Rw jest wystawiony w komórce pobierającej materiały z magazynu i jest podpisywany przez osobę pobierającą materiały i przez magazyniera. Dokument rozchodu materiałów jest stosowany w trzech odmianach. Inny druk dokumentu służy do udokumentowania rozchodu wewnętrznego - Rw, inny do udokumentowania przesunięcia do innego magazynu - Mm, inny do rozchodu materiałów na zewnątrz podmiotu gospodarczego – Wz.
Dowody księgowe zawierają zazwyczaj informacje interesujące różne komórki organizacyjne jednostki gospodarczej i w związku z tym jeszcze przed ich zaewidencjonowaniem są przez te komórki kontrolowane i odbywają określoną drogą obiegu wewnętrznego. Przez obieg dokumentów –należy rozumieć przechodzenie ich przez różne komórki organizacyjne od momentu wpływu tych dokumentów do jednostki gospodarczej ( dotyczy to dowodów obcych) lub od momentu ich sporządzenia (dotyczy dowodów własnych ) , aż do momentu ich zarejestrowania i złożenia w archiwum. Obieg dowodów powinien sprawny, a droga obiegu możliwie jak najkrótsza. Powinien on być tak zorganizowany aby:
- odpowiadał wymaganiom organizacji księgowości i strukturze organizacyjnej jednostki gospodarczej, co stwarza możliwości eliminacji zbędnych dróg obiegu i w rezultacie przyczynia się do oszczędności czasu i środków,
- zapewniał terminowe i równomierne docieranie kompletnej dokumentacji do komórek księgowości, dzięki czemu możliwe jest bieżące prowadzenie ewidencji księgowej,
- umożliwiał łatwe odszukanie dokumentu na każdym etapie jego obiegu i podczas jego przechowywania,

Dowody księgowe mają swoją moc dowodową nie tylko w okresie ich księgowania – jako uzasadnienie zapisów księgowych, ale również w okresach późniejszych – jako podstawa kontroli działalności gospodarczej jednostki, a także jako podstawa dochodzenia praw. Dlatego dowody te należy staranie przechowywać w odpowiednio zorganizowanych archiwach.Dowody księgowe powinny być przechowywane w siedzibie podmiotu gospodarczego lub jego zakładów. Przejściowo mogą znajdować się w innej jednostce, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Po zakończeniu księgowań dotyczących okresu sprawozdawczego wszelki dowody i ich zestawienia należy układać w porządku i kolejności dostosowanych do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przechowywać w sposób zapewniający nienaruszalność i łatwe odszukanie.

Wydanie dowodów księgowych ze zbiorów może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą kierownika jednostki gospodarczej. Podmioty gospodarcze przekazują do archiwów państwowych tę część dokumentacji, która stanowi materiały archiwalne trwałe przechowywane według ściśle określonych zasad. Natomiast poniższe dowody pozostające w jednostce gospodarczej przechowuje się:
1) .odcinki paragonowe lub inne dowody kasowe – co najmniej przez okres, jaki upłynie od chwili rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną.
2) .listy płac lub inne dowody potrzebne do ustalenia rent i emerytur – przez okres ustalony w przepisach określających zasady wymiaru ren i emerytur.
3) .wszelkie inne dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe za okresy nie kończące roku oraz inne akta – 5 lat.
Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane akta księgowe dotyczą. Jednakże dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, kredytów i pożyczek, kontraktów handlowych, spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego, będących przedmiotem dochodzeń w sprawach karnych itp., należy przechowywać również po upływie wyznaczonych terminów do końca roku następującego po roku obrotowym, w którym objęte nimi inwestycje, roszczenia, kredyty i pożyczki, kontrakty i sprawy zostaną ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone i przedawnione.