Rozrachunki z pracownikami

Znowelizowany w 1996 r. kodeks pracy przybliża polskie prawo pracy do standardów międzynarodowych, określonych w konwencjach Międzynarodowej Organizacji Pracy oraz w niektórych aktach prawnych Rady Europy i Unii Europejskiej. W kodeksie pracy znajdują się określenia pracodawcy i pracownik
Wysokość wynagrodzeń ustala się na podstawie dokumentów źródłowych (kart pracy, list obecności, godzinowych stawek zarobkowych itp.) i ujmuje się w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń pracowników. Na podstawie indywidualnych kartotek sporządza się listy płac dla poszczególnych grup pracowników. Na wynagrodzenie brutto składają się najczęściej następujące pozycje:
- wynagrodzenie zasadnicze;premie; wynagrodzenie za szkodliwe warunki pracy; dodatki funkcyjne; wynagrodzenie za urlop; wynagrodzenie za czas choroby; nagrody.
Od wynagrodzeń brutto dokonuje się potrąceń, np.:
- składek ubezpieczeń społecznych opłacanych przez pracownika; zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych; dobrowolnych składek ubezpieczenia na życie; pożyczek mieszkaniowych; potrąceń komorniczych; nierozliczonych zaliczek; za szkody wyrządzone przez pracownika.

Po odjęciu od wynagrodzeń brutto potrąceń ustala się wynagrodzenia netto, które mogą być powiększone o zasiłek rodzinny, ryczałty za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych, pranie odzieży itp.
Pracownik kwituje na liście płac kwotę do wypłaty. Coraz częściej pracownicy zlecają przelew wynagrodzeń na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy w banku.

Do ewidencji należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń za pracę służy konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". Ujmuje się na nim wszelkie wynagrodzenia, niezależnie od rodzaju, formy wypłat czy źródeł ich sfinansowania.
Na stronie Wn tego konta księguje się:
- wypłaty pieniężne gotówką, przelewem, przekazem pocztowym;
- wydanie deputatów zaliczonych do wynagrodzeń;
- potrącenia dokonywane w liście płac, do których pracodawca jest upoważniony ustawowo, np. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych lub egzekucyjnych, bądź za zgodą pracownika, a zwłaszcza potrącenia na rzecz przedsiębiorstwa za niedobory i szkody, świadczenia odpłatne, sumy
do rozliczenia itp.;
- wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń;
- wypłaty ekwiwalentu za zużycie przez zatrudnionego własnych materiałów, sprzętu, samochodu, odzieży itp.;
- zaliczki na podatek od dochodów osobistych;
- przedawnione zobowiązania;
- składki ubezpieczeń społecznych opłacane przez pracownika.
Na stronie Ma księguje się sumy wynagrodzeń w pełnej wysokości płac brutto, a ponadto roszczenia skierowane na drogę sądową albo odpisane należności przedawnione i umorzone, zasiłki rodzinne.
Ewidencja szczegółowa do konta 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" powinna zapewniać rozliczenie wypłat, a także ustalenie podstaw do:
- wymiaru ustawowo przysługujących zasiłków, emerytur i rent;
- obliczenia wynagrodzeń należnych za czas nieobecności w pracy, np. urlopu;
- wymiaru innych świadczeń zależnych od wysokości wynagrodzeń;
- obliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
W rozrachunkach z pracownikami - oprócz rozrachunków z tytułu wynagrodzeń - mogą występować także rozrachunki z następujących operacji:
- wypłaconych pracownikom zaliczek do rozliczenia oraz dokonanych przez nich wydatków;
- odpłatnych świadczeń na rzecz pracowników, np. czynszów za mieszkania służbowe;
- udzielonych pracownikom pożyczek, np. mieszkaniowych;
- krajowych i zagranicznych podróży służbowych oraz kosztów ryczałtów za używanie własnych pojazdów do celów służbowych;
- roszczeń z tytułu niedoborów i szkód.
Wymienione operacje księguje się na koncie 231 „Inne rozrachunki z pracownikami". Ewidencja szczegółowa do tego konta powinna umożliwiać J wyodrębnienie rozrachunków z poszczególnymi pracownikami i z określonych tytułów w celu ułatwienia ustalenia sald należności i zobowiązań pracowniczych.

Najprostszą i najdogodniejszą formą rozliczenia za używanie przez pracowników własnych samochodów na potrzeby zakładu pracy jest ryczałt pieniężny* Może być wypłacany tylko w jazdach lokalnych, tj. jazdach w granicach administracyjnych miasta lub gminy. Przyznany limit zależy od wielkości miejscowości i powinien być przyznany pracownikowi stosowną umową. Ryczałt nie wymaga ewidencji przebiegu pojazdu. Jeżeli zwraca się pracownikowi koszty przejazdu na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, to przejazdy, zarówno miejscowe, jak i zamiejscowe, muszą być dokumentowane w książce przebiegu pojazdu. Na koniec miesiąca przebieg powinien potwierdzić pracodawca.
Istotną pozycją rozrachunków z pracownikami są delegacje krajowe i zagraniczne. Podróż służbowa jest wykonaniem zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. Otrzymane przez pracownika polecenie wyjazdu służbowego jest po zakończeniu podróży służbowej podstawowym dokumentem do księgowego i podatkowego rozliczenia kosztów jej odbycia.
Pracownik wyjeżdżający w delegację, oprócz wynagrodzenia, nabywa prawo do świadczeń dodatkowych. Z tytułu podróży służbowej przysługują mu diety oraz zwrot kosztów:
przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem;
noclegów bądź ryczałtów za noclegi;
dojazdów środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu; innych udokumentowanych wydatków.

Podsumowanie
Rozrachunki z pracownikami dotyczą rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, sum pobranych do rozliczenia, wypłaconych pożyczek, szkód i niedoborów zawinionych przez pracowników.
Na koncie 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" księguje się wszystkie wynagrodzenia, niezależnie od źródła ich pokrycia. Będą to więc wynagrodzenia z umów o pracę, umów o dzieło, nagrody z zysku, świadczenia urlopowe. Od wszystkich wypłaconych wynagrodzeń pracodawca jako płatnik ma obowiązek potrącić zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (dochodów osobistych).
Na koncie 231 „Inne rozrachunki z pracownikami" ujmuje się zaliczki, pożyczki i obciążenia z tytułu niedoborów i szkód.
Do rozrachunków z pracownikami konieczne jest prowadzenie ewidencji analitycznej, w formie kartoteki ręcznej lub komputerowej, w celu ustalenia stanu należności i zobowiązań oraz wypełnienia deklaracji podatkowych, a także oświadczeń dla pracowników.