Zbyt jako faza procesu gospodarczego i obrotu towarowego.
Zbyt jest fazą działalności gospodarczej przedsiębiorstwa przemysłowego – po procesach zaopatrzenia i produkcji, a jednocześnie pierwszą fazą obrotu towarowego, w której produkt przechodzi od wytwórcy do odbiorcy.
Służba zbytu odgrywa w przedsiębiorstwie produkcyjnym podstawową rolę, gdyż w warunkach gospodarki rynkowej producent często napotyka trudności w sprzedaży swych wyrobów wynikających z nasycenia rynku oraz konkurencji innych przedsiębiorstw. Wyprodukowane przez przedsiębiorstwo wyroby nie przynoszą żadnej korzyści producentowi, dopóki nie zostaną sprzedane, gdyż dopiero wówczas producent otrzymuje od odbiorców środki pieniężne, z których część przeznacza na pokrycie wydatków związanych ze swą działalnością gospodarczą, część zaś stanowi zysk przedsiębiorstwa. Sprzedaż wyrobów nastąpi wówczas, gdy zostaną one pod względem rodzaju, asortymentu, jakości i ceny dostosowane do popytu na rynku.
Formy służby zbytu w przedsiębiorstwie:
- bezpośrednia sprzedaż wyrobu kupującemu (kupujący przychodzi do wytwórcy)
- producent poszukuje odbiorcę swego wyrobu
- producent spotyka się z kupującym na wystawach lub targach
Podstawowe zadania komórki zbytu:
- analiza rynku zbytu i wybór kanałów dystrybucji
- sprzedaż wyrobów, gospodarowanie zapasami wyrobów gotowych
- organizowanie obsługi posprzedażowej odbiorców
Analiza ryku
Znajomość rynku podstawą racjonalnej sprzedaży wyrobu:
Warunkiem podejmowania trafnych decyzji związanych ze zbytem wyrobów jest posiadanie informacji dotyczących sytuacji na rynku, nie można, bowiem prowadzić racjonalnej sprzedaży wyrobów bez znajomości rynku. Przedsiębiorstwo zbywające swe wyroby musi uzyskać o rodzaju i wielkości zapotrzebowania, o przyzwyczajeniach odbiorcy, o środkach i kanałach dystrybucji, o konkurencji oraz przyczynach wahań na rynku.
Główne cele badań:
- ilościowe określenie zjawisk i procesów rynkowych (ile można sprzedać?, Kto, gdzie i kiedy kupuje produkowane wyroby?)
- poznanie motywu postępowania odbiorców na rynku, (dlaczego klienci kupują dane wyroby lub, dlaczego ich nie kupują?).
Źródła informacji wykorzystywanych w badaniach rynku:
- własne materiały statystyczne, księgowe, dane z komórek zbytu
- informacje zamieszczane w gazetach, czasopismach fachowych, publikacje pism przemysłowo - handlowych, opracowania instytutów handlowych i badawczych.
Główne dziedziny zjawisk rynkowych:
- analiza popytu - oprócz ustalenia jego poziomu, obejmuje również rodzaje przyczyn wpływających na ten poziom. Popyt na produkowane wyroby może, bowiem zależeć od zmian dochodów realnych ludności, upodobań użytkowników, mody itp. W trakcie analizy rynku zbytu ocenia się również podaż i popyt wyrobów.
- ocena konkurencji - jest bardzo istotna, gdyż oprócz analizy zapotrzebowania ważną sprawę dla producenta jest informacja o tym, które konkurencyjne przedsiębiorstwa ten sam wyrób na rynku oferują. Badanie rynku powinno wiec przede wszystkim ustalić krąg konkurentów, a następnie ocenić te czynniki związane ze zbytem. Do czynników takich należą: udział konkurencji w interesujących nas produktach na rynku, jakość i wykonanie wyrobów konkurencyjnych, polityka cenowa i drogi sprzedaży konkurencji, środki reklamy produktów i posprzedażowa obsługa klientów, warunki płatności i kredytu stosowane przez konkurencję. Bieżąca obserwacja zachowań firm konkurencyjnych na rynku jest niezbędna również w tym celu, by móc w porę właściwie zareagować na politykę cenową lub reklamę prowadzona przez konkurencję. Badania dotyczące konkurencji nie mogą ograniczać się tylko do producentów tych samych wyrobów, lecz należy je również rozszerzyć na substytuty produktów, gdyż one również zagrażają globalnemu popytowi na produkowane przez przedsiębiorstwo wyroby.
- kanały dystrybucji - dalsze badania rynku powinny pozwolić na ustalenia, jakimi kanałami zbytu wyroby będą mogły być wprowadzone na rynek. Chodzi tu o rozstrzygnięcie liczby ogniw pośrednich na drodze wyrobu od producenta do konsumenta. Należy określić, czy przedsiębiorstwo powinno tworzyć własne placówki sprzedaży, czy też korzystać z kanałów zbytu innego przedsiębiorstwa lub firm handlowych.
- ocena stosowania reklamy - powinna określić, czy użyte środki reklamy spełniają swoje zadania. Następnie trzeba ustalić, jaki jest stosunek nakładów związanych z poszczególnymi formami reklamy do uzyskiwanych korzyści, czyli ocenić efektywność reklamy. Wszystkie te działania mają doprowadzić do stosowania w przyszłości takich form reklamy, które na konkretnym rynku i w danej sytuacji gospodarczej pozwolą sprzedać jak najwięcej określonych wyrobów po optymalnej cenie.
Drogi doprowadzania produktów do konsumenta:
- producent - konsument
- producent - handel detaliczny - konsument
- producent - handel hurtowy - konsument
- producent - handle hurtowy - handel detaliczny - konsument
Umowa o dostawę
Realizacja dostawy - następuje z chwila wydania wyrobów bezpośrednio odbiorcy lub wydania przewoźnikowi w celu dostarczenia ich odbiorcy albo do miejsca wskazanego przez odbiorcę. Dostawa może również dostarczyć wyroby odbiorcy własnym środkiem lokomocji. Sposób dostawy wiąże się z różnymi cenami za wyroby, gdyż różny zakres odpowiedzialności i kosztów za transport i ubezpieczenie przesyłki.
Formy dostaw:
- loko magazyn dostawy - jeżeli odbiorca odbiera wyroby w magazynie dostawy i sam ponosi koszty transportu, dostawca zaś obowiązany jest jedynie do załadowania wyrobów
- franko stacja załadowania - jeżeli dostawca obowiązany jest dostarczyć wyroby do stacji kolejowej i załadować je na swój koszt
- franko stacja przeznaczenia (odbioru) - jeżeli dostawca organizuje dostawę aż do stacji kolejowej odbiorcy i ponosi związane z tym koszty
- franko magazyn odbiorcy - jeżeli dostawca zobowiązany jest dostarczyć przesyłkę do magazynu odbiorcy na własny koszt.
Formy zapłaty:
- płatność gotówkowa
- płatność kredytowa - oznacza opóźnienie terminu zapłaty za dostarczone wyroby w stosunku do terminu jego dostawy o określony czas
Wiarygodność kredytowa kującego - zależy od jego zdolności płatniczej oraz uczciwości kupieckiej. Zdolność płatnicza związana jest z zasobami kapitałowymi oraz poziomem ich płynności, uczciwości kontrahenta – to sprawa jego osobowości.
Zadania wywiadowi gospodarczej - zajmujących się zawodowo zbieraniem i udzielaniem informacji o solidarności i zdolności finansowej firmy.
Podstawy składania reklamacji:
- braki ilościowe
- zła jakość
- przedmiot dostawy nie jest kompletny
- nieodpowiednie oznaczenie wyrobów
- większa ilość dostarczanych wyrobów niż podane w umowie.
Zapasy wyrobów gotowych
Zapasy wyrobów gotowych powinny być tylko tak duże by firma mogła nie przerwanie realizować ich dostawy. Nadmierne zapasy angażują niepotrzebnie zbyt wiele środków obrotowych firmy, zwiększają ryzyko związane ze składowaniem wyrobów i podwyższają koszty magazynowania. Za niskie zapasy stosunku do potrzeb zagrażają natomiast rytmicznej sprzedaży wyrobów.
Dokumenty związane ze zbytem:
Dokumentacja wewnętrzna - obejmuje dokumenty sporządzone przez służbę zbytu, często we współpracy z kompetentnymi komórkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa, a zwłaszcza z działem planowania i innymi. Dokumentacja ta przeznaczona dla poszczególnych ogniw organizacyjnych przedsiębiorstwa, może dotyczyć np. programowania produkcji.
Zalicza się następujące dokumenty:
- programy produkcji
- zlecenia produkcyjne
- kalkulacja wstępna
- plany operatywne
- dowody przyjęcia wyrobów do magazynu oraz ich wydanie.
Dokumentacja handlowa związana jest z obrotem towarowym i odzwierciedla kontakty handlowe służby zbytu z odbiorcami
Do podstawowych dokumentów w dokumentacji handlowej należą:
- oferta - stanowiąca propozycję sprzedaży wyrobów na określonych w niej warunkach
- umowa o dostawę - zawierana w formie akty podpisanego przez dostawcę i odbiorcę, a obejmuje oprócz ściśle sprecyzowanego przedmiotu dostawy również istotne warunki dostawy
- potwierdzenie zamówienia - wystawiony prze służbę zbytu w wypadkach nadesłania zamówienia przez odbiorcę jako dowód zawarcia umowy o dostawę
- zawiadomienie o wysyłce (awizo) - wysyłanie przez dostawcę, który powiadamia o wysyłce wyrobów
- zawiadomienie o odbiorze - informujące odbiorcę o przygotowaniu wyrobów do odbioru oraz o terminie odebrania przez odbiorcę przygotowanych artykułów z magazynu dostawcy
- specyfikacja - wysyłanie razem z dostarczanymi wyrobami zawierające dokładnie określone artykułów i ich ilości oraz inne dane charakteryzujące przesyłkę, będąca dokumentem umożliwiającym sprawdzenie prawidłowości przesyłki
- faktura (rachunek) - która jest podstawą do zapłaty należności za dostarczone artykuły dokumentacja związana z transportem:
- kolejowy list przewozowy - przy przewozie koleją na każdą przesyłkę nadawca sporządza i dostarcza kolei list przewozowy, który po opatrzeniu stemplem przez kolej jest dowodem zawarcia umowy przewozu. List przewozowy zawiera nazwę nadawcy i odbiorcy przesyłki oraz rodzaj opakowania.
- samochodowy list przewozowy
Dokumentacja związana z ubezpieczeniem przesyłanych dóbr:
- polisa ubezpieczeniowa
- certyfikat asekuracyjny
- nota kryjąca
Organizacja zbytu w przedsiębiorstwie
Organizacja służby zbytu w przedsiębiorstwie przemysłowym zależy od wielkości przedsiębiorstwa i rodzaju produkowanych wyrobów.
Zakres działania służby zbytu w przedsiębiorstwie przemysłowym:
- kierunek działu zbytu kieruje całością spraw związanych, że sprzedażą wyrobów i nadzoruje działalność podległych mu komórek organizacyjnych.
- sekcja sprzedaży prowadzi akcję ofertową, przyjmuje zamówienia od odbiorców, zawiera z nimi umowy od dostawy wyrobów.
- sekcja marketingu - przeprowadza analiz rynku
- zespół magazynów wyrobów gotowych, któremu podlegają magazyny branżowe zajmuje się przyjmowaniem przechowywaniem, kompletowaniem przesyłek.
- sekcja ekspedycji zleca wysyłkę wyrobów gotowych do poszczególnych odbiorców, wybiera środek transportu
- sekcja fakturowania wystawia rachunki na sprzedaż wyroby, czuwa nad terminową zapłatą należności.
- sekcja reklamacji przyjmuje i załatwia reklamacje zgłoszone przez odbiorców wyrobów.
- sekcja z zakresu działalności działu zbytu, sporządza zestawienia liczbowe oraz sprawozdania na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstw handlu zagranicznego, współpracuje z tymi przedsiębiorstwami w zakresie reklamy swoich wyrobów.
- transport i spedycja
Zastosowanie komputera w zbycie
Komputery wykorzystuje się we działania wszystkich obszarach służby zbytu przede wszystkim do:
- badania rynku zbytu
- kontroli realizacji umów o dostawę oraz sprzedaży
- ewidencja obrotów stanu zapasów wyrobów gotowych
- analizy i sprawozdawczości dotyczącej wyrobów gotowych.
Wydawnictwo komputerowe w postaci raportów i zestawień dotyczących wykonania programu sprzedaży, informacji o niezrealizowanym terminie zamówienia czy też o startach w wyniku reklamacji odbiorców są na bieżąco wykorzystywane w zarządzeniu.
