Zarządzanie celami organizacji i planowanie
Planowanie, jako element zarządzania polega na decydowaniu o podjęciu działań zorientowanych na wywołanie zjawisk, które nie zaistniałyby samoistnie. Na proces planowania składają się następujące etapy:
- Ustalanie celów
- Identyfikacja problemów
- Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań
- Ocenianie konsekwencji
- Dokonanie wyboru
- Wdrażanie planu
- Kontrola realizacji.
Funkcje planowania:
- pozwala przedsiębiorstwu wpływać (do pewnego stopnia) na kształt przyszłości, zamiast biernej akceptacji tego, co czas przyniesie;
- pozwala jasno określić cele i kierunki rozwoju przedsiębiorstwa;
- reguluje poziom niepewności w działaniu przedsiębiorstwa;
- skupia uwagę na oszczędnym gospodarowaniu zasobami krytycznymi, harmonizuje działalność przedsiębiorstwa;
- ułatwia pracownikom orientacje w celach przedsiębiorstwa, ich hierarchii i powiązaniach; umożliwia przedsiębiorstwu przygotowanie się do przetrwania ewentualnych kryzysów.
Cechy dobrego planu
- elastyczność;
- terminowość;
- kompletność;
- perspektywiczność;
- konkretność.;
- celowość (realność);
- zgodność wewnętrzną (spójność);
- operatywność;
W procesie planowania należy odpowiedzieć sobie na trzy podstawowe pytania:
- Dokąd zmierzasz?
- W jakim środowisku i otoczeniu się znajdujesz?
- Jak się dostaniesz tam, dokąd zmierzasz?
Cel jest to określony przedmiotowo i podmiotowo przyszły pożądany stan lub rezultat działania, możliwy i przewidywany do osiągnięcia w krótszym lub dłuższym horyzoncie czasu.
Te z nich, które sformułowane są ogólnie i całościowo, określa się mianem misji.
Cele w organizacji charakteryzują się następującymi cechami:
- istnienie wielu celów;
- cele określane są w sposób hierarchiczny;
- posiadają różny horyzont czasowy;
- muszą zawsze określać: co?, gdzie?, kiedy?
Cele w działalności organizacji spełniają cztery ważne funkcje:
1) Stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działaniu ludzi pracujących w organizacji.
2) Ich ustalanie wpływa na planowanie.
3) Mogą być źródłem motywacji dla pracowników organizacji.
4) Dają skuteczny mechanizm oceny i kontroli.
Misja to ogólny cel organizacji oparty na przesłankach planistycznych, uzasadniający istnienie organizacji. Pełne określenie misji obejmuje:
- opis podstawowych wyrobów czy usług;
- funkcje, które będzie wypełniała;
- rynki czy klientów, których będzie obsługiwała.
Rodzaje celów
- cele strategiczne - Cele ustalone na najwyższym szczeblu i dla najwyższego kierownictwa organizacji. Koncentrują się one na szerokich, ogólnych problemach.
- cele taktyczne - Cele ustalone na średnim szczeblu i dla menedżerów średniego szczebla organizacji. Koncentrują się one na sposobie operacjonalizacji działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych.
- cele operacyjne - Cele ustalone na niższym szczeblu i dla menedżerów niższego szczebla organizacji. Dotyczą one krótkookresowych problemów związanych z celami taktycznymi.
Zadania to specyficzne cele przydzielane poszczególnym kierownikom, a także pracownikom wraz z obowiązkami, uprawnieniami i odpowiedzialnością oraz niezbędnymi środkami.
Zadanie określa jednoznacznie wynik (normę) do osiągnięcia przez konkretną osobę w danym czasie, z jednoczesnym przydzieleniem środków oraz określeniem uprawnień i odpowiedzialności.
Rodzaje planów organizacji
- Plan strategiczny. Ogólny plan zawierający decyzje dotyczące alokacji zasobów, priorytetów i działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych.
- Plan taktyczny - Plan skierowany na osiągnięcie celów taktycznych, opracowany dla realizacji elementów planu strategicznego.
- Plan operacyjny - Plan nastawiony na wykonanie planów taktycznych dla osiągnięcia celów operacyjnych.
Planowanie strategiczne polega na tworzeniu planów zwykle długookresowych dla całej organizacji na podstawie zbiorów informacji, najczęściej niepełnych. Obejmuje ono określenie celów organizacji, polityki personalnej i rynkowej, decyzje o wprowadzeniu nowych produktów.
Planowanie taktyczne
„Wygrać bitwę, ale przegrać wojnę”
Plany taktyczne przygotowują bitwy, strategia natomiast wytycza plan wojny.
Plan taktyczny jest więc zorganizowanym szeregiem posunięć, mających doprowadzić do realizacji planów strategicznych. Strategia koncentruje się na zasobach, otoczeniu i misji firmy, podczas gdy taktyka zajmuje się głównie ludźmi i działaniem.
Planowanie operacyjne
Plan jednorazowy ( Program Projekt )
- Przygotowany dla realizacji działań, które zapewne w przyszłości nie będą powtarzane.
- Jednorazowy plan dla szerszego zestawu działań.
- Plan jednorazowy o węższym zakresie i mniejszej złożoności niż program.
Plan ciągły (Wytyczne polityki Standardowa procedura działania Przepisy i regulaminy )
- Plan trwale obowiązujący, opracowany dla działań, które powtarzają się regularnie w pewnym okresie.
- Plan ciągły, który określa ogólną reakcję organizacji na pewien problem lub sytuację.
- Plan ciągły określający kroki, jakie należy podjąć w określonych okolicznościach.
- Plany ciągłe opisujące dokładnie sposób wykonania określonych czynności.
Przezwyciężanie barier w ustalaniu celów i planowaniu
- Główne bariery
- Niewłaściwe cele
- Niewłaściwy system nagradzania
- Dynamiczne i złożone otoczenie
- Niechęć do ustalania celów
- Opór wobec zmian
- Przeszkody
Przezwyciężanie barier
- Zrozumienie roli celów i planowania
- Komunikacja i współuczestnictwo
- Spójność, rewizja i aktualizacja
- Skuteczne systemy nagradzania
Przyczyny niepowodzeń w planowaniu
- Izolacja grupy planistów dokonujących niejednokrotnie błędnych diagnoz organizacji;
- Przerost formy nad treścią „sztuka dla sztuki”;
- Rezygnacja ze sporządzania planów wielowariantowych;
- Nieutożsamianie się pracowników z opracowanym planem.
Planowanie strategiczne polega na tworzeniu planów zwykle długookresowych dla całej organizacji na podstawie zbiorów informacji, najczęściej niepełnych. Obejmuje ono określenie celów organizacji, polityki personalnej i rynkowej, decyzje o wprowadzeniu nowych produktów.
Planowanie strategiczne powinno odpowiadać na pytanie: „Czym się zajmujemy i czym powinniśmy się zajmować?”, „Kim są, a kim powinni być nasi klienci?”.
CECHY PLANOWANIA STRATEGICZNEGO
Zalety:
- stwarza warunki dla konsekwentnego ukierunkowania działalności jednostki gospodarczej. Dzięki zastosowaniu i realizacji funkcji planowania strategicznego kierownicy wyznaczają jasno sprecyzowane zadania i precyzują metody ich wykonania.
- wspomaga i ułatwia umiejętne przewidywanie problemów zanim staną się zbyt trudne bądź niemożliwe do zrealizowania.
- minimalizacja popełniania błędów poprzez staranne rozważenie i dokładną analizę celów, zadań i strategii.
Wady:
- niebezpieczeństwo zbiurokratyzowania planistów,
- utrata styczności z wyrobami i klientami firmy,
- ponoszenie znacznych nakładów na konsultantów, wyszukane modele i programy planowania, zespoły planistów;
- może ograniczać jednostkę gospodarczą do decyzji najbardziej racjonalnych i pozbawionych ryzyka,
- menedżerowie uczą się rozwijać tylko te strategie i zadania, które wytrzymują próbę szczegółowej analizy, unikają abstrakcyjnych okazji, charakteryzujących się dużą niepewnością i trudnych do analizowania i rozwijania.
Pojęcie strategii
- Z języka greckiego oznacza „sztukę prowadzenia wojny”
- W drugiej połowie XX wieku pojęcie to zostało przeniesione do nauki organizacji i zarządzania.
- Organizacje, podobnie jak państwa, prowadzą wojnę, przy czym wojna ta związana jest ze zdobywaniem i umacnianiem pozycji na rynku.
Strategia wg A.D. Chandlera wyraża cele długoterminowe przedsiębiorstwa, odpowiadające generalnym kierunkom działania, a także przedstawia sposób alokacji zasobów, jakie są niezbędne do realizacji przyjętych celów.
Strategia wg W.F. Gluecka jest nadrzędnym i integratywnym planem, określającym korzyści firmy w związku z oczekiwaniami i wyzwaniami otoczenia.
Strategia wg C. Haydena to podejście dotyczące takiego wykorzystania zasobów w wyznaczonym przez konkurencję otoczeniu, aby możliwe było zrealizowanie wiązki celów organizacji.
Wspólne wątki dla poszczególnych definicji strategii:
- Wątek celów
- Wątek planu
- Wątek relacji z otoczeniem
- Wątek dziedziny lub dziedzin biznesowych
- Wątek przewagi konkurencyjnej i pozycji rynkowej
- Wątek grup interesów.
Czym strategia nie jest?
- Nie jest reakcją na krótkookresowe fluktuacje i niewielkie zaburzenia w otoczeniu czy też we wnętrzu organizacji;
- Nie jest zestawem liczb i szczegółowym harmonogramem działań na najbliższe 3-5 lat;
- Nie jest usprawnieniem, racjonalizacją działań z ubiegłego roku lub realizacją założeń budżetu organizacji na kolejny rok;
- Nie jest zbiorem intencji i pobożnych życzeń;
- Nie jest zbiorem idei i koncepcji opracowanych w wąskim gronie kierownictwa przedsiębiorstwa i przez nie realizowanych.
Definicje zarządzania strategicznego
- Zarządzanie strategiczne wg W.F.Gluecka jest strumieniem decyzji i działań, które prowadzą do zbudowania skutecznej strategii lub skutecznych strategii, służących osiągnięciu celów przedsiębiorstwa.
- Zarządzanie strategiczne wg R.Krupskiego jest procesem definiowania i redefiniowania strategii w reakcji na zmiany otoczenia lub wyprzedzającym te zmiany, a nawet je wywołującym, oraz sprzężonym z nim procesem implementacji, w którym zasoby i umiejętności są tak dysponowane, by realizować długofalowe cele rozwojowe, a także zabezpieczyć istnienie organizacji w potencjalnych sytuacjach nieciągłości.
